Tài liệu lưu trữ đóng vai trò đặc biệt quan trọng trong việc nghiên cứu, hoạch định chính sách, chiến lược phát triển kinh tế - xã hội, đồng thời phản ánh toàn bộ lịch sử hình thành, phát triển cũng như đời sống chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội của mỗi cơ quan, đơn vị, địa phương.

Nhằm bảo vệ an toàn và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ, đồng thời tổ chức thực hiện nghiêm Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02/3/2007 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ, Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07/9/2017 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử, Sở Nội vụ đã tham mưu cho UBND tỉnh xây dựng Đề án chỉnh lý tài liệu tồn đọng, tích đống hình thành từ năm 2015 trở về trước tại các sở, ban, ngành thuộc UBND tỉnh và UBND các huyện thành phố giai đoạn 2023-2025, Đề án được phê duyệt tại Quyết định số 500/QĐ-UBND ngày 09 tháng 5 năm 2023 UBND tỉnh Cao Bằng.

Căn cứ Quyết định số 500/QĐ-UBND, trên cơ sở kinh phí được phân bổ tương ứng với số lượng tài liệu được xác định chỉnh lý, các sở, ban, ngành, UBND các huyện, thành phố đã xây dựng kế hoạch và triển khai thực hiện việc chỉnh lý tài liệu theo Đề án của tỉnh.

Với vai trò là cơ quan tham mưu xây dựng và tổ chức thực hiện Đề án, Sở Nội vụ đã ban hành các văn bản hướng dẫn các cơ quan, đơn vị triển khai thực hiện các nội dung của Đề án. Đồng thời, để việc thực hiện Đề án đảm bảo chất lượng, kịp tiến độ thời gian và theo đúng quy định của pháp luật, Sở Nội vụ đã chủ động tiến hành kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện tại một số cơ quan, đơn vị (Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn, Sở Tư pháp, Sở Tài chính, UBND thành phố Cao Bằng, UBND huyện Hạ Lang,…). Nội dung kiểm tra tập trung chủ yếu vào việc thực hiện nghiệp vụ lưu trữ của đơn vị cung cấp dịch vụ lưu trữ, như: phân loại tài liệu, lập hồ sơ, xác định thời hạn bảo quản, đánh số tờ, viết mục lục, viết chứng từ kết thúc,…Ngoài ra, kiểm tra, đối chiếu số lượng tài liệu trong hợp đồng và số lượng tài liệu thực tế đưa vào chỉnh lý theo Đề án.

Kiểm tra công tác chỉnh lý tài liệu tại UBND thành phố Cao Bằng

Qua kiểm tra, đã kịp thời phát hiện và đề nghị đơn vị cung cấp dịch vụ lưu trữ khắc phục những thiếu sót trong quy trình thực hiện chỉnh lý như: hồ sơ chưa lập đúng quy định, việc xác định thời hạn bảo quản một số hồ sơ chưa chính xác, nhiều hồ sơ chưa viết mục lục văn bản, chưa viết chứng từ kết thúc, bìa hồ sơ và hộp đựng tài liệu lưu trữ chưa theo tiêu chuẩn quy định.

Bên cạnh đó, Sở Nội vụ đã góp ý đối với một số cơ quan, đơn vị điều chỉnh, lựa chọn phương án chỉnh lý phù hợp, tránh tình trạng lãng phí thời gian, công sức, kinh phí; góp phần nâng cao chất lượng hoạt động chỉnh lý, đảm bảo tài liệu sau chỉnh lý được sắp xếp khoa học, thống nhất, giữ lại được những tài liệu có giá trị lịch sử, giá trị thực tiễn phục vụ cho phát triển kinh tế - xã hội của tỉnh.

Kiểm tra công tác chỉnh lý tài liệu tại Sở Tư pháp

Trong thời gian tới, Sở Nội vụ sẽ tiếp tục kiểm tra, giám sát việc thực hiện Đề án chỉnh lý tài liệu tồn đọng, tích đống hình thành từ năm 2015 trở về trước tại các sở, ban, ngành thuộc UBND tỉnh và UBND các huyện thành phố giai đoạn 2023-2025 để đảm bảo Đề án được triển khai đúng tiến độ, chất lượng, hiệu quả, đạt mục tiêu: xử lý dứt điểm tình trạng tài liệu tồn đọng, tích đống từ năm 2015 trở về trước tại các cơ quan, đơn vị; góp phần quan trọng bảo vệ an toàn và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ phục vụ cho công tác xây dựng, phát triển kinh tế - xã hội, quốc phòng - an ninh trên địa bàn tỉnh./.